2021年自考秘書工作復(fù)習(xí)資料（4）

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        1、簡述秘書職能環(huán)境的層次結(jié)構(gòu)

        答：秘書職能環(huán)境分三個(gè)層次，即秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境和秘書所在組織外部環(huán)境。

        形成和保持機(jī)構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境應(yīng)具備的條件：一要有一位作風(fēng)正派，知識(shí)能力全面，經(jīng)驗(yàn)豐富，具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負(fù)責(zé)人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科學(xué)合理的分工配合體系，形成高效的工作流程，四是要形成靈敏的信息綜合機(jī)制，提高信息綜合度，五是要形成和諧的人際關(guān)系，不斷加強(qiáng)向心力和凝聚力，六是要改善物質(zhì)環(huán)境，具有一定的辦公設(shè)備，創(chuàng)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

        組織內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成要素：結(jié)構(gòu)要素，動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素，生態(tài)發(fā)展要素，心態(tài)觀念方面的要素，物質(zhì)環(huán)境條件。

        2、理解秘書職能環(huán)境要素關(guān)系的內(nèi)涵

        答：秘書職能環(huán)境要素關(guān)系，主要指的是秘書職能活動(dòng)中與各有關(guān)方面的關(guān)系;有秘書與本組織領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，這在眾多要素關(guān)系中是最主要最本質(zhì)的，對(duì)秘書工作起關(guān)鍵性作用的關(guān)系;秘書部門與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系;正確處理與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，有利于本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系與溝通，有利于發(fā)揮秘書工作的職能作用，秘書部門與職能部門的關(guān)系，秘書與群眾的關(guān)系。處理好與群眾的關(guān)系，必須注重：在指導(dǎo)思想上，要以人民群眾的根本利益為依歸，在工作行動(dòng)上，將貼近領(lǐng)導(dǎo)工作與深入群眾，聯(lián)系群眾有機(jī)地結(jié)合起來，在工作作風(fēng)上，尊重群眾，關(guān)心群眾，反映群眾的意愿和要求，甘當(dāng)群眾的小學(xué)生。

        3、秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作有何作用

        答：秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作的規(guī)定性，導(dǎo)向性，促動(dòng)性，機(jī)遇性和風(fēng)險(xiǎn)性。

        4、怎樣理解秘書職能環(huán)境資源的開發(fā)

        答：秘書工作中，適應(yīng)職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需要、順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于開發(fā)職能環(huán)境資源，有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為落腳點(diǎn);秘書在工作中開發(fā)職能環(huán)境資源要注意：一要合理開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源，二要注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息智能資源，三要注重從協(xié)調(diào)和加強(qiáng)各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量資源;開發(fā)職能環(huán)境資源有利于增加職能工作的活力和有效性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理也能起到積極的支持作用。

        秘書要順利，充分發(fā)揮其職能作用，必須適應(yīng)職能環(huán)境各要素并從適應(yīng)環(huán)境特征，在實(shí)踐中必須注重適應(yīng)宏觀環(huán)境特征和發(fā)展趨勢(shì)，適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境特征，適應(yīng)所在組織環(huán)境特征，適應(yīng)秘書機(jī)構(gòu)為綜合辦公部門的環(huán)境特征，適應(yīng)主輔配合在領(lǐng)導(dǎo)身邊綜合輔助，跟蹤服務(wù)，充當(dāng)參謀助手，辦事辦文辦會(huì)，提供信息服務(wù)等職能活動(dòng)的客觀業(yè)務(wù)環(huán)境的要求，適應(yīng)具體工作環(huán)境特征;滿足職能環(huán)境需要：首先要滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，其次要滿足組織日常辦公事務(wù)的需要，再次，要滿足參謀的需要;順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，一是對(duì)長遠(yuǎn)發(fā)展的態(tài)勢(shì)有所準(zhǔn)備，二是要關(guān)注組織三，五年的發(fā)展計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)一屆任期內(nèi)的工作計(jì)劃和任務(wù)目標(biāo)，以便把握一段時(shí)期內(nèi)組織管理和發(fā)展的情況，在秘書工作中針對(duì)組織階段性發(fā)展計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)任期任務(wù)目標(biāo)，提供積極有效的綜合輔助，三是要準(zhǔn)確把握組織一年內(nèi)的工作計(jì)劃安排，以及外部環(huán)境發(fā)展變化的狀況，內(nèi)外結(jié)合，從職能環(huán)境一年內(nèi)變化的節(jié)奏和階段性， 安排一年內(nèi)各階段的工作重點(diǎn)和適應(yīng)環(huán)境節(jié)奏要求，四是要隨時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)工作的變化和需要，隨時(shí)了解組織內(nèi)外的變化與需要，以順應(yīng)職能環(huán)境的發(fā)展;開發(fā)職能環(huán)境資源著手。

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